Dans l’attente de ses nouveaux pouvoirs de simplification administrative, la CNIL décide la suspension de l’obligation de lui déclarer les fichiers de paie

 La loi du 6 janvier 1978 dite « informatique, fichiers et libertés » est en cours de modification devant le Parlement.

Dans un souci de simplification administrative, ce nouveau texte permettra à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) de dispenser de déclaration les fichiers les plus courants et qui ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés. Il ne fait pas de doute que des traitements aussi courants et standardisés que ceux permettant la gestion des opérations de paie auront vocation à bénéficier d’une telle dispense.

Dans l’attente de l’adoption définitive de ce texte, la Commission nationale de l’informatique et des libertés a décidé, lors de sa séance plénière du 27 mai 2004, la suspension de l’obligation d’adresser à la CNIL une déclaration de conformité à la norme simplifiée n° 28 ou n° 36 concernant, respectivement pour le secteur privé et le secteur public, la gestion de la paie, la gestion des déclarations sociales et fiscales obligatoires ainsi que la tenue informatisée des registres obligatoires (registre unique du personnel notamment).

Ainsi, les fichiers mis en œuvre dans le respect de l’une de ces deux normes ne nécessitent plus d’adresser préalablement à la CNIL une déclaration (ou une télédéclaration) de conformité.

Bien entendu, la CNIL n’engagera, à compter de cette date, aucune action à l’encontre des responsables de fichiers de paie respectant les normes n° 28 ou n° 36 du simple fait de leur non- déclaration.

Les fichiers de paie des secteurs public et privé qui ne respectent pas ces deux normes restent soumis à déclaration préalable auprès de la CNIL (déclaration ordinaire pour le secteur privé et demande d’avis pour le secteur public).

Ce premier pas vers la suppression de certaines formalités déclaratives auprès de la CNIL ne remet nullement en cause les garanties existantes pour les salariés et les agents publics concernés : l’ensemble des droits de ces employés (droit d’opposition, d’accès et de rectification) et des autres obligations des responsables de fichiers (respect de la finalité du fichier, information des employés, confidentialité des données, conservation limitée des données, etc.) restent pleinement applicables.

De plus, la CNIL conserve entier son pouvoir de contrôle et de sanction afin de s’assurer du respect de ces droits et obligations pour l’ensemble des traitements de paie mis en œuvre.